目录

书信概览

关于这本手册

第一篇 写作者的技巧

第1章 商业书信的良与莠

第2章 谨记善意与商誉

第3章 切勿连篇累牍

第4章 用词力求简明生动

第5章 选择个人化的亲切称谓

第6章 强调正面意义

第7章 使用正确的书信格式

第二篇 询问信及相关回函

第8章 询问商品、价格、折扣与优惠

8.1 索取免费目录——询问信

8.2 索取免费目录——回函

8.3 索取商品样本——询问信

8.4 索取商品样本——回函

8.5 查询新产品——询问信

8.6 查询新产品——回函

8.8 查询同行、经销商等信息——回函

8.7 查询同行、经销商等信息——询问信

8.9 查询价格与优惠条款——询问信

8.10 查询价格与优惠条款——回函

8.11 征询专业意见与要求参观商品——询问信

8.12 征询专业意见与要求参观商品——回函

8.13 查询服务细节——询问信

8.14 查询服务细节——回函

第9章 征求同意复印出版物

9.1 洽购出版物影印本或征求同意进行复印——询问信

9.2 洽购出版物影印本或征求同意进行复印——回函

9.3 征求同意免费复制图表——询问信

9.4 征求同意免费复制图表——回函

9.6 征求同意做商业用途的复制——回函

9.5 征求同意做商业用途的复制——询问信

9.7 征求同意复印未经版权登记的作品 —询问信

9.8 征求同意复印未经版权登记的作品——回函

第10章 征询意见，安排会面

10.1 请求参观展示中心——询问信

10.2 请求参观展示中心——回函

10.3 请求安排电脑操作示范——询问信

10.4 请求安排电脑操作示范——回函

第11章 其他询问信函

11.1　筹备会议，询问场地、住宿等信息——询问信

11.2　筹备会议，询问场地、住宿等信息——回函

11.4　查询租房信息——回函

11.3　查询租房信息——询问信

11.5　查询购房、置产等信息——询问信

11.6　查询购房、置产等信息——回函

第三篇　说明、确认信、通知书与公告

第12章　说明随函寄送的资料

12.2　随函寄送清款支票

12.1　随函寄送付款支票

12.4　随函寄送合约

12.3　随函寄送付款支票并解释差额

12.6　随函寄送议程草案以供审阅

12.5　说明资料已另批交寄

第13章　确认信

13.1　确认口头指示

13.2　确认价格与折扣率

13.3　确认会晤的安排

13.4　确认行程的安排

第14章　通知书与公告

14.1　告知新增的代理商品

14.2　发布并购的消息

14.3　推出周年庆典的特惠方案

第四篇　销售与营业信函

第15章　推销信

15.1　推销一般商品

15.2　推销教育课程

15.3　推销新书

15.4　推销会议场所

第16章　促销信

16.1　邀请客户参观公司

16.2　正式邀请参观特展

16.3　致函参展客户探询意愿

16.4　告知新增服务项目与产品

16.5　通告营业新址

16.6　致函欢迎社区新住户

第五篇　商务信件：客户致函供应厂商

第17章　一般信件

17.1　使用现金支票下订单

17.2　使用交货付款的方式下订单

17.3　使用信用卡订货

17.4　去函感谢供应厂商的业务代表

17.5　去函感谢供应厂商的服务与协助

第18章　顾客投诉信件及适当回函

18.2　抗议供应的办公用具品质欠佳——回函

18.1　抗议供应的办公用具品质欠佳——去信

18.3　指出发货单上的错误——去信

18.4　指出发货单上的错误——回函

18.5　批评供应厂商的业务代表——去信

18.6　批评供应厂商的业务代表——回函

18.7　抗议订货错误百出——去信

18.8　抗议订货错误百出——回函

18.9　抗议服务不周——去信

18.10　抗议服务不周——回函

18.11　告知无法接受供应的替代品——去信

18.12　告知无法接受供应的替代品——回函

18.13　怒斥遭错寄“不付钱——等着瞧”的催款信——去信

18.14　怒斥遭错寄“不付钱——等着瞧”的催款信——回函

18.15　指责供应商账目不清——去信

18.16　指责供应商账目不清——回函

18.17　指责供应商账目不清后发现错在己方

18.18　指责旅馆遗失会议资料——去信

18.19　指责旅馆遗失会议资料——回函

18.21　抗议供应商未依约给予折扣——回函

18.20　抗议供应商未依约给予折扣——去信

第六篇　商务信件：供应厂商致函客户

第19章　普通信件

19.1　介绍新任业务代表

19.2　感谢客户接见新任业务代表

19.3　感谢客户接待业务代表

19.4　确认并感谢新客户的订单

19.5　感谢客户选择己方服务

19.6　追踪前任客户

19.7　感谢客户推荐己方商品

19.8　感谢客户的付款与订单

19.9　感谢客户的长期支持

19.10　感谢客户的大笔订单

19.11　庆贺客户的专业成就

19.12　询问客户停止下单的原因

19.13　问候久未光顾的客户

19.15　庆贺客户新店开张

19.14　感谢客户引介新客户

19.16　感谢客户指导业务代表

19.17　感谢老客户20年来的支持

19.18　告知客户业务代表因病住院

19.19　建议客户改用记账方式付款

第20章　问题信件

20.1　为延迟送货致歉

20.2　解释缺贷的原因

20.3　为送错商品致歉

20.4　为两次弄错商品规格致歉

20.5　为发货单上的错误致歉

20.6　为送错商品致歉——客户难辞其咎

20.7　指出客户折扣计算的错误

20.8　调解客户擅自退贷的行为

20.9　解释无法接受退货——因商品严重受损

20.10　恳请客户停止滥用专业服务

20.11　为商品受损致歉——可能错在货运公司

20.12　协调商品受损问题——错在客户

20.13　建议客户采用新品

20.14　寄还未签名的付款支票

20.15　为登账错误向客户致歉

20.16　破例应允客户要求

20.17　婉拒客户的要求

第七篇　信用交易相关信函与催款信

第21章　信用交易相关信函

21.1　申请商业信贷

21.2　要求商业信贷申请者提供相关信息

21.3　照会相关公司提供商业信用咨询

21.4　核准商业信贷的申请

21.5　婉拒商业信贷申请

21.6　核准消费信贷的申请

21.7　婉拒消费信贷的申请

第22章　催款信

22.1　月结账单寄出后的首封催款单

22.2　第二封催款信

22.3　第三封催款信

22.5　第五次催款——电报

22.4　第四次催款——电话

22.6　第六次催款——正式个人信函

22.7　第七次催款——最后通牒

第八篇　公司内部信函（备忘录）

第23章 “公布”用备忘录

23.1　会议通告

23.2　宣布暂时冻结人事

23.3　宣告新图书室成立启用

23.4　宣布仓库新建计划定案

23.5　公布高级人事任命

23.6　高级主管晋升布告

第24章 “程序”的备忘录

24.1　确认会议结论

24.2　重申员工绩效考核的重要性

24.3　呈请核准参加会议

24.4　呈请核准成立新部门

24.5　呼吁同事旧物利用

第25章　报告用的备忘录

25.1　调查分所高人事流动率

25.2　评核致客户信函

25.3　对公司内部刊物提出建议

25.4　建议采用统一采购制度

第九篇　来宾致词演讲相关信函

第26章　邀请函

26.1　邀请专业演讲者

26.2　专业演讲者回函

26.3　回应演讲者来函—正式邀请

26.4　邀请研讨会发言人——仅备薄酬

26.5　发言人婉谢邀请

26.6　邀请研讨会发言人——第二人选

26.7　邀请大会主讲人——请免费担任

第27章　感谢函

27.1　感谢专业演讲者出色的表现

27.2　感谢杰出的演讲者并索取讲稿影印本

27.3　感谢晚宴致词的演讲者

27.4　感谢午餐聚会的演讲者——演说乏善可陈

27.5　感谢第二人选演讲者——表现令人失望

第十篇　公关与人事信函

第28章　一般公关信函

28.1　处理特殊要求

28.2　婉拒提供广告赞助

28.3　回应捐款的要求——来函敬悉

28.4　婉拒捐款的要求

28.5　回应善意的批评

28.6　处理盛怒的责难

28.8　为公司所带来的不便致歉

28.7　谢绝提供机密资料

第29章　人事书信

29.1　给合格应聘者的回函——目前并无空缺

29.2　给应聘者的回函——资格不符

29.3　回函未能通过考试的应聘者

29.4　去函应聘者前任雇主——请提供相关信息

29.5　告知合格应聘者业经聘用担任高级主管

29.6　公布重要人事任命——新闻稿

29.7　因经济原因被迫辞退员工

29.8　通知员工因经济原因予以降职

第十一篇　高级主管助理的书信职责

第30章 “老板不在家”的书信应对

30.1　谨慎地运用个人判断代老板回信

30.2　代老板婉谢参加会议的邀请

30.3　转交来函请他人处理

30.4　告知对方交易有待老板回来后亲自决定

30.5　转告老板的指示给相关主管

30.6　代老板否认外界传言

第31章　拟备信稿待老板签名

31.1　接受邀请发表演说

31.2　拒绝提供支持

31.3　给主要股东的回函

31.4　回函建议替代的演讲者

31.5　回应感谢演说的来函

31.6　回应读者的好评

第十二篇　处理公司与员工关系的信函

第32章　恭贺信与谢函

32.1　恭贺并感谢员工杰出的工作表现

32.2　恭贺并感谢员工优秀的管理理念

32.3　恭贺并感谢员工出色的报告

32.4　于就职周年纪念日感谢员工长期的服务

32.5　恭贺并感谢员工服务届满25周年

32.6　恭贺上司荣升

32.7　感谢员工来函道贺

第33章　给退休员工的信函

33.1 恭贺与祝福——员工荣退

33.2　感谢与祝福———仍有心服务的退休员工

33.3　感谢与祝福——员工因病退休

第34章　慰问信

34.1　慰问家属——直属上司过世

34.2　慰问家属——员工病重

34.3　慰问同事——同事及其父母发生车祸

第35章　推荐信

35.1　热诚地推荐前任员工

35.2　略带保留地推荐前任员工

第36章　负面的推荐函与警告信

36.1 负面的推荐函——工作不努力的前任员工

36.2　给员工的警告信

36.3　以书面形式解聘员工

　第十三篇　求职及其他相关信函

第37章　求职信

37.1 简历——中层管理职务

37.2　简历——转业

37.3　求职信——中层管理职务

37.4　求职信——转业

第38章　其他关于求职的信函

38.1　去函请求收信人担任推荐人

38.2　感谢推荐人

38.3　后续信件——等候多时后探询求职结果

38.4　接受所提供的工作

38.5　婉拒所提供的工作——另有高就

38.6　辞职信——厌倦长期出差

38.7　辞职信——缺乏成长空间

38.8　辞职信——未能如期升职

38.9　辞职信——另谋高就

38.10　辞职信———个人因素

第十四篇　社交信函

第39章　正式的邀请函与回函

39.1　正式邀请函——欢迎新任校长

39.2　正式邀请函——参加年会

39.3　接受正式邀请的回函

39.4　接受正式邀请的回函——注明不能全程参与

39.5　婉谢正式邀请的回函

第40章　非正式的邀请函与回函

40.1　非正式的邀请函——共进晚餐

40.2　接受非正式邀请的回函

40.3　婉谢非正式邀请的回函

第41章　感谢函

41.1　感谢私人的照顾

41.2　感谢盛情款待